Från leverantörernas PDF-filer till en sökbar vinkatalog

Affärsmöjligheten

Altavinis levererar vin till restauranger, specialiserade vinhandlare och andra företagskunder. Tidigare utforskade kunderna sortimentet genom prislistor i PDF-format. Den samlade katalogen omfattade 151 sidor.

Målet var att göra sortimentet lättare att upptäcka: en digital katalog där kunder kunde söka, filtrera och utforska viner, med flaskbilder och priser relevanta för deras verksamhet.

Men det manuella arbetet med att fylla på och löpande uppdatera databasen hade hindrat projektet från att bli verklighet.

Utmaningen: hundratals viner och flera prisstrukturer

Altavinis arbetar med 87 producenter som skickar PDF-filer i olika format, med olika prisstrukturer och affärsvillkor.

Databasen krävde 792 produktposter, rätt flaskbilder och varje producents priser och villkor.

Samma viner hade dessutom olika priser för restauranger, specialiserade vinhandlare och andra företagskunder. Att skapa varje produktpost en gång var bara en del av uppgiften: priser och villkor behövde registreras och underhållas för alla tre kundgrupperna.

Även mängdgränserna varierade mellan producenterna. En kunde erbjuda ett visst pris vid 24 flaskor, en annan vid 32. Fraktkostnader, villkor för inkluderad leverans och kampanjer tillförde ytterligare detaljer.

Varje uppdatering krävde att dessa variationer hölls i linje med den senaste leverantörsinformationen.

Det första upplägget uppskattades kräva minst två arbetsveckors manuellt arbete. Med uppskattningsvis en timme per producent skulle en månatlig uppdatering av samtliga 87 producenter motsvara 87 timmar – ungefär två arbetsveckors återkommande manuellt arbete.

Nya producenter skulle innebära ytterligare arbete: att läsa in sortiment, hitta bilder och lägga till deras priser och affärsvillkor.

Arbetsbördan gjorde katalogen svår att motivera i Altavinis skala.

Det vi byggde

Vi byggde kundkatalogen, en administratörspanel och ett AI-flöde som hanterar produkt- och prisinformationen bakom dem.

En sökbar katalog med relevanta priser

Kunderna kan söka, filtrera och bläddra bland enskilda viner, med flaskbilder och priser för sin kundgrupp samt tillämpliga mängdgränser och affärsvillkor.

En gemensam produktdatabas

Vi fyllde databasen med 792 vinreferenser från 87 producenter genom att läsa in information från deras PDF-filer och hitta flaskbilder.

Varje vin har en gemensam produktpost kopplad till de olika prisstrukturerna. Produktinformationen hålls samlad samtidigt som skillnaderna mellan restaurangpriser, priser för specialiserade vinhandlare och andra företagspriser bevaras.

Databasen innehåller även producenternas mängdgränser, fraktvillkor och specialerbjudanden.

Ett automatiserat flöde för uppdatering och verifiering

Vinhandlaren hanterar producenternas e-postadresser i administratörspanelen. Agenten använder listan för att identifiera inkommande leverantörsuppdateringar.

1. Läs inkommande information. En agent läser e-post från de listade producenterna och analyserar bifogade PDF-prislistor.
2. Uppdatera databasen. Den hämtar produktinformation, kundspecifika priser, mängdgränser, fraktvillkor och kampanjer och uppdaterar motsvarande poster.
3. Verifiera mot källan. En andra agent jämför de uppdaterade databasposterna med ursprunglig PDF för att kontrollera att informationen stämmer.
4. Begär mänsklig granskning. Vinhandlaren får ett e-postmeddelande med en uppmaning att kontrollera nya eller uppdaterade priser.

Mänsklig granskning finns kvar som en extra säkerhetsåtgärd under systemets första tid i drift, tillsammans med den automatiska verifieringen.

Vad som förändrades

Altavinis har nu en sökbar katalog med 87 producenter och 792 vinreferenser, olika priser för tre kundgrupper och en återkommande process för att hålla databasen aktuell.

Kunderna kan utforska sortimentet och hitta sina relevanta priser. Vinhandlaren granskar förberedda uppdateringar i stället för att manuellt läsa ut och mata in varje variation.

Värdet sträcker sig bortom den första katalogen. När leverantörernas priser och villkor ändras hanterar flödet det återkommande dataarbete som tidigare gjorde projektet opraktiskt.

Akira Agents gjorde en ny försäljningsmöjlighet genomförbar genom att automatisera arbetet med att fylla på och underhålla den underliggande databasen.

”Jag trodde aldrig att det här projektet skulle vara praktiskt genomförbart för vår verksamhet. Första gången jag såg katalogen insåg jag vilken skillnad den skulle göra. Den gjorde sortimentet så mycket lättare att utforska att jag upptäckte viner jag inte ens visste att vi hade.”

— Altavinis

Uppskattningarna beskriver motsvarande förväntade manuella arbetsinsats, inte uppmätta nettotidsbesparingar. Månadsunderhållet förutsätter uppdateringar för samtliga 87 producenter, omfattar inte nya producenter och drar inte av den mänskliga granskning som kvarstår. Ingen separat arbetsmultiplikator har använts för de tre prisstrukturerna.